שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

1. מינוי האדם האחראי על הנושא.
בארגון שישה צבעים הוחלט כי המשרד הוא האחראי על הפקת תוכנית הפעילות החודשית.

2. מחקר וקביעת היכן יפורסמו ויופצו הפעילויות? (באתר שיש"צ, דרך דואר אלקטרוני למתנדבים, בטיים אאוט, עכבר העיר, גו-גיי ועוד).
2. א. במידה והוחלט כי ההפצה היא רק לקהל שיש"צ; יש לקבוע תאריך יעד שבו יפורסמו האירועים, ותאריך קודם לכך שהוא הדד ליין להעברת האירועים לאדם האחראי על הנושא.
2. ב. במידה והוחלט כי ההפצה היא כוללת; יש להתאים את תאריך היעד וה-DeadLine הקודם לו לתאריכי היעד של המגזינים. אין לאחר, אחרת האירועים לא יפורסמו.
2. ג. בארגון שישה צבעים נקבעו התאריכים הבאים:
10 לכל חודש - העברת ריכוז פעילות ע"י מנהלי פרויקטים למשרד, לגבי החודש הבא.
13 לכל חודש - המשרד מעביר טיוטא של תוכנית הפעילות למנהלי הפרויקטים, לטובת הגהה.
15 לכל חודש - המשרד מפיץ לעיתונות ולרשימת הדוא"ל גרסה סופית של תוכנית הפעילויות לחודש הבא.

3. יש להכין רשימת תפוצה מדויקת של כל המיועדים לקבל את לוח האירועים; (מייל, טלפונים ופקסים) עובדים בארגון, מתנדבים והמקורות החיצוניים שיפרסמו אותם.

4. יש ליצור הגדרה ברורה של מהם האירועים החודשיים הקבועים של הארגון, ומי הם האחראיים עליהם (לדוג': טיול פעם בחודשיים – שיר אחראית).

5. יש לקבוע פורמט שבו יוצגו האירועים. (לוח חודשי, לוח שבועי, רשימת אירועים וכיוצא בזה).
בארגון שישה צבעים הוגדרו התבניות הבאות:
לוח פעילות חודשי שהוא טבלה עם משבצת לכל יום בחודש בגודל נייר A4
פירוט גיאוגרפי שהוא רשימה שבה 3-6 משפטים על כל אירוע, היכן ומתי הוא. הרשימה ממויינת לפי האיזור הגיאוגרפי בו מתקיים האירוע, מצפון הארץ לדרומה.

6. כל האירועים צריכים להגיע לידי האחראי בפורמט קצר ותכליתי המכיל:
תאריך, יום, שעה מדויקת, מיקום, הגדרה כללית של הפעילות הנעשית, ובמידה ויש אז ציון של מרצים אורחים או משהו בסגנון.
הפורמט יהיה קבוע, ורק הפרטים הטכניים ישתנו (תאריך יום וכדומה).

7. מומלץ להעביר לאחראי רשימה חודשית מוכנה מראש (לדוג': החודש בקורס מדריכים ירצו: פלוני בשבוע הראשון, אלמוני בשבוע השני וכך הלאה), ולא לעשות זאת שבועית. זה יעיל יותר ומושך יותר קהל.

8. האחראי על האירועים יבצע בדיקה פרטנית על כל האירועים שהוגשו לו, גם אלו שבפורמט קבוע, על מנת שלא יהיו טעויות, ורק לאחר מכן ישלח לפרסום.

9. חשוב להגדיר לאחראים על הפעילויות שזוהי אחריותם להעביר לאחראי על לוח האירועים את כל האירועים/העדכונים שיש עד לדד ליין הנקבע. שלא יקרה שהאחראי יצטרך לרדוף אחריהם שעה לפני תאריך היעד לפרסום .זה מקל על התנהלות העניינים.

10. לאחר שהאירועים נשלחו לפרסום, על האחראי לוודא (בעיתון נניח) שזה נעשה כראוי ושלא השמיטו/שכחו פרטים רלוונטיים.

בהצלחה!
גרסה מקורית נכתבה ע"י שרון אדרי. נערך ע"י ברוך אורן.