שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

1. הגדרות

הוצאות מעורבות - הוצאות טלפוניה, נסיעות ואש"ל (אוכל, שתיה ולינה) ששולמו ע"י אדם אשר הטלפון עומד לשירותו, הכיבוד זמין לו והלינה היא עבורו - הן הוצאות מעורבות. תשלום שאדם עשה עבור טלפוניה, נסיעות ואש"ל אשר אינו נהנה מהם (נסיעה שלא השתתף בה, טלפון שלא השתמש בו, כיבוד שלא סעד ממנו), אינו נחשב הוצאה מעורבת. ראו גם נוהל הוצאות גבוליות: בין פרטי לציבורי - בפחות מ-1000 מילים כאן באתר שישה צבעים.

2. נוהל החזר הוצאות

2.1 תנאי סף להחזרת הוצאות
עסקאות שמטרתן קידום מטרות העמותה, יבוצעו לאחר קבלת אישור מראש בכתב, חתום ע"י 2 מורשי חתימה של העמותה. כל עסקה מחייבת הגשת חשבונית מס ו/או קבלה על שם העמותה.

2.2 החזר הוצאות שאינן מעורבות
הוצאות שאינן מעורבות, שבוצעו ע"י עובד העמותה או מתנדב, העומדות בתנאי הסף להחזר הוצאות, ישולמו.

2.3 החזר הוצאות מעורבות
הוצאות מעורבות, העומדות בתנאי הסף להחזר הוצאות, שבוצעו ע"י:
(א) מתנדב שאינו חבר ועד או ועדת ביקורת, ישולמו עד הסכומים המוכרים לתשלום לפי מס הכנסה-החזר הוצאות למתנדב.
(ב) עובד, העומדות בתנאי הסף להחזר הוצאות, ישולמו עד הסכומים המוכרים לתשלום לפי חוקי העבודה.
(ג) חבר ועד מנהל או חבר ועדת ביקורת, ישולמו עד הסכומים המוכרים לתשלום לפי מס הכנסה-החזר הוצאות למתנדב, ובכל מקרה לא יעלו על הסכומים שקבע שר המשפטים לפי סעיפים 34א, 34ב לחוק העמותות. נכון לאוקטובר 2013, לעמותה שמחזורה השנתי נמוך מ-11 מליון ש"ח, מותר לשלם לחבר ועד או ועדת ביקורת החזר עד סכום של 540 ש"ח לישיבה (עבור עד 12 ישיבות ועד/ועדת ביקורת וכן 8 ישיבות אחרות). לפי אותה קביעה, בעמותה שאין בה מנכ"ל, אפשר לשלם ליו"ר החזר בסכום שנתי של עד 16,065 ש"ח.
(ראה הנחיות מנהל תקין 2011, מקרה ה' עמוד 24, ועדכון הסכומים בהנחיות מנהל תקין 2013)

2.4 החזר הוצאות נסיעה בתפקיד ברכב פרטי (הוצאה מעורבת).
החזר הוצאות נסיעה ברכב יעשה ע"י מילוי טופס רישום קילומטרז' ידני וממוחשב (ספר רכב).
תעריף ההחזר לקילומטרז' יעשה ע"י תעריף "חשב" להחזרת הוצאות רכב לק"מ או לפי חשבוניות דלק, לפי בחירת המתנדב.
ההחזר יהיה בהתאם לתקרות המוכרות (ראו סעיף 2.3). סכום ההחזר העולה על התקרות הללו לא יוחזר, ויחשב כתרומה. החישוב יתבצע בהתאם לתקנות חודש בחודשו.

2.5 נוהל החזר חשבונות שוטפים ששולמו בכרטיס אשראי
תשלום חשבונות שוטפים (לספקים) של העמותה באמצעות כ.א. ו/או הוראת קבע, מהסיבה שלעמותה אין אפשרות טכנית לקבל אשראי בנקאי - העומדות בתנאי הסף להחזרת הוצאות, יוחזרו במלואם. בכפוף לפיקוח ועדת ביקורת. יש להימנע מהוצאות חריגות ולפעול לפי מבחן הסבירות.

3 נוהל ספר תרומות

בהתאם להוראות ותקנות ניהול תקין וחוק העמותות ובשל הסרבול בהקמת ספר תרומות חיצוני, מוסכם כי ספר התרומות (בכסף ובשווה כסף) של העמותה ינוהל עי מערכת ההנהלת החשבונות וכרטסת הנהלת החשבונות תחשב כספר תרומות. בסוף שנה תופק כרטסת תרומות ותאוגד בקלסר קבע.

4. נוהל מורשי חתימה

ראו גם ב- http://www.6tzvaim.com/node/2321
4.1 על כל מסמך הדורש חתימת מורשי החתימה מטעם העמותה, יחתמו 2 מורשי חתימה שאין ביניהם קרבה.
4.2. במידה והנסיבות (מרחק, תזמון וכדומה) מחייבות כי יחתמו על מסמך 2 מורשי חתימה אשר יש ביניהם קרבה, תתאפשר חתימה כזו רק במידה ומורשה חתימה נוסף יאשר בכתב כי הוא מסכים להוסיף את חתימתו על המסמך, ולמעשה אינו חותם על המסמך רק משום שנסיבות העניין (מרחק, תזמון וכדומה) מונעות ממנו לעשות זאת. הועד המנהל וועדת הביקורת יעודכנו על כל מקרה כזה.
4.3 נוהל זה יחול רק על מסמכים הדורשים חתימת מורשי חתימה של העמותה, כגון צ'קים. נוהל זה לא יחול על דיווחים לרשם העמותות או מקרים אחרים בהם אין צורך בחתימת מורשי חתימה של העמותה.

5. החזר הלוואה לחברי ועד

לפי המפורט בדוח הכספי – מאשרים את המשך קיום ההלוואה וכן את המשך ההחזר לחברי הועד לפי שיקול ועד העמותה.