שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

ניהול תזרים מזומנים בארגון לשינוי חברתי

מבוסס על המאמרים: http://ivalue.co.il/cash%20flow http://www.rlcpa.co.il/guide_cash_flow_point_of_equilibrium_budget.html - ציטוטים מהם תחת הנחת שימוש הוגן.

תזרים המזומנים וחשיבותו

תזרים מזומנים הוא למעשה זרימת המזומנים אל העמותה וממנה החוצה במהלך תקופה מוגדרת. המזומן מהווה בעצם את הדלק המניע את פעילותה הכספית של העמותה ועל כן חשוב לנהלו בקפידה. ניהול תזרים מזומנים בצורה כושלת מהווה את אחד הגורמים העיקריים לקריסת עמותות.

בכדי להשיג תזרים מזומנים בריא, יש לנהל את תזרים המזומנים ביעילות ועל בסיס שוטף. ובכך להקטין את הסיכוי להיקלע למשברי נזילות (מזומן). לצורך כך יש לערוך מיפוי יסודי של המצב הכספי והתזרימי של העמותה נכון למועד הבדיקה ולהכין תחזית תזרים מזומנים עתידית. את התחזית יש להשוות אל מול נתוני תזרים המזומנים בפועל ולטפל לאלתר בכל חריגה.

אז איך עושותים תוכנית תזרים מזומנים?

שלב 1 - המצב בבנק ובקופות המזומן

הדבר הנזיל ביותר הוא הכסף המזומן. לצורך כך חשוב לדעת תמיד מה היתרה בחשבון הבנק (כולל חסכונות ופקדונות נזילים), ומהן היתרות בקופות המזומן השונות ברחבי הארגון. בדרך כלל זו בדיקה שלוקחת כמה דקות.

שלב 2 - הערכת הכנסות צפויות ותזמונן

יש להפריד בין הכנסות קבועות וצפויות, לבין הכנסות חד פעמיות. דוגמה להכנסה קבועה היא פעילות שבגינה משלמים המשתתפים ומתרחשת נניח אחת לשבוע. או דמי שכירות מחוזי שכירות שהעמותה משכירה לאחרים. דוגמה להכנסה חד פעמית היא כמובן תרומה חד פעמית.

יש להכין גיליון נתונים לפי תאריכים, ובו צפי ההכנסות הקבועות והמשתנות לפי תאריכיהן. יש לשים לב להבדיל בין התחייבות לתשלום - למשל: צ'ק, חיוב כרטיס אשראי, והתחייבות בעל פה או בכתב לתרומה או מענק, לבין העברת כספים בפועל. העברה בפועל כלומר - העברת שטרות, העברה בנקאית, או סליקה בפועל של כרטיס אשראי והעברת הסכום לבנק. כרטיסי אשראי בדרך כלל דורשים חודש המתנה עד שהכסף שחוייב נסלק בפועל לבנק.

שלב 3 - הוצאות מתוכננות

במידה ואנו צופים רכישות של רכוש קבוע או ביצוע השקעות לצורך הרחבת פעילות או במטרה לשמור על כשירותו של הציוד הקיים, יהיה עלינו לכלול את סכומי ההשקעה בתחזית תזרים המזומנים. לצורך כך נעריך כבר בשלב זה את עלויות ההשקעה הצפויות על פי המחירים הקיימים בשוק ונכלול את התשלומים לרכישת הציוד על פי תנאי האשראי המקובלים אצל הספקים. כך למשל, אם אנו יודעים כבר בשלב זה כי יהיה עלינו להחליף בעוד חודשיים מכונה המשמשת בייצור וזאת עקב בלאי מוגבר, נכלול כבר עכשיו בתחזית תזרים המזומנים את התשלום עבור רכישת המכונה, כמובן, תוך ציון אירוע הרכישה בתאריך הצפוי.

כמובן שברגע הזה אפשר לראות את החשיבות הגדולה של תנאי האשראי שנותנים לנו הספקים. ספק שמאפשר אשראי נרחב יותר, יאפשר לנו לדחות את התשלום בפועל למועד מאוחר יותר, בו ייתכן והכנסות נוספות ייכנסו לחשבון העמותה.

שלב 4 - תכנון ומחקר תזרימי

דוגמה לתוכנית תזרימית:

בעולם העמותות, ישנם מספר אילוצים שחובה להתייחס אליהם.
- אסור להכנס למינוס בבנק.
- אסור לקחת הלוואות. מותר לקחת הלוואות חברתיות, שהן תרומות שמותנות בכישלון הפרויקט (כלומר, אם הפרויקט מצליח, התרומה תוחזר לתורם; אם הפרויקט נכשל, התרומה מוחלטת).
- אסור לעכב משכורות לעובדים (בכל זאת אנחנו חברתיים, נכון?)
- מעט מאוד הכנסות קבועות מובטחות.

בסביבה הזו חשוב מאוד לעבור על התוכנית התזרימית ולראות כיצד יש לתזמן את גביית ההכנסות ואת פרעון ההוצאות. ובכלל, לשקול כיצד לנהל יצירת התחייבויות חדשות לתשלום. כל זאת כדי לעמוד בהתחייבויות ברמת נזילות שנדרשת כדי לא להתקע בלי חמצן.

תיעדוף הוצאות

כאשר תזרים המזומנים הוא בעייתי או רע, חשוב מאד לבצע תשלומים על פי סדרי עדיפויות שקולים ומחושבים היטב. יש לבחון את חשיבותו לעסק של כל אחד מהגורמים הזכאים לתשלומים ולנסות להעריך את ההשלכות של פיגור בתשלום לכל אחד מהם. בדרך כלל נמקם גבוה יותר בסדרי העדיפויות את הבנקים, את רשויות המס ואת העובדים ואחר כך את הספקים. גם בתוך הספקים נצטרך להגדיר סדרי עדיפויות על פי החשיבות לפעילות של העסק. יתכן ונשקול טקטיקה של תשלומים חלקיים לחלק מהספקים. יש להשקיע מחשבה בעניין הזה ולנתח כל מקרה לגופו.

בקרה תזרימית

לאחר הכנת תחזית תזרים המזומנים יש לערוך באופן שוטף השוואה בין תזרים המזומנים החזוי לבין תזרים המזומנים בפועל. עלינו להכיר את הסיבות לכל סטייה או חריגה מהתחזית ולבחון האם נדרשת פעולה כלשהי. למעקב השוטף קיימת חשיבות רבה בזיהוי בעיות בתזרים המזומנים עוד לפני שהן הופכות למשבר. לעיתים על ידי נקיטת מספר צעדים פשוטים ניתן לעצור כרוניקה שלילית ולמנוע משבר גדול יותר. ניהול תזרים מזומנים על פי תחושות בטן בלבד הוא מתכון בטוח לזיהוי בעיות בשלב מאוחר מדי.

פעולות לשיפור התזרים בעסק

ישנן פעולות רבות בהן ניתן לנקוט על מנת לשפר את תזרים המזומנים בעסק. חלק מפעולות אלה כדאי להכיר וליישם ללא כל תלות למצבו הפיננסי של העסק וזאת במטרה לשפר את מצב תזרים המזומנים ולהפחית את עלויות המימון. חלק מהפעולות האלה כדאי לשמור למצבי חירום מאחר שעלולות להיות להן השלכות שליליות על היבטים אחרים בעסק (כך למשל הענקת הנחות משמעותיות ללקוחות עבור קבלת תשלום במזומן תשפר את תזרים המזומנים בעת משבר אך תקטין את הרווחיות). בכל מקרה תמיד רצוי להכיר את המידע בשלב מוקדם יותר וכך קשת הפעולות שניתן לנקוט בהן, תהיה רחבה יותר.

חלק מהפעולות שניתן לנקוט לשיפור תזרים המזומנים:

בצד ההכנסות

1. קיצור תקופת האשראי הניתנת ללקוחות. כלומר, להציע/לבקש/לדרוש מלקוחות לשלם במזומן או באשראי קצר יותר. שינויים כאלה יש לבצע כאשר אנו מכירים את תנאי האשראי המוצעים ללקוחות גם על ידי המתחרים בענף וכשביכולתנו לנסות ולהעריך את הפגיעה האפשרית במכירות שעלולה להיגרם כתוצאה מקיצור תקופת האשראי.

2. להציע ללקוחות הנחות לתשלום במזומן – לפעולה כזו צפויות השלכות שליליות על הרווחיות הגולמית ויש להביא זאת בחשבון. יש להשתמש בכלי הזה בצורה מבוקרת ובדרך כלל כדאי להפעילו רק כאשר אין כל ברירה אחרת.

3. לוודא שמערכת החיוב בעסק פועלת ביעילות – יש לדאוג להפקה ומשלוח של חשבוניות ללקוחות במועד וללא כל עיכובים מיותרים אשר יאפשרו ללקוחות לספק תירוצים על תשלומים באיחור.

4. יש לקיים מערך גבייה יעיל ולהשתמש בדוחות גיול לקוחות מעודכנים – יש להפעיל לחץ על הלקוחות המפגרים בתשלום על מנת לגבות את החובות בהקדם. יש למפות את הלקוחות וזהות את הבעייתיים שבהם ועליהם להפעיל את עיקר הלחץ ולדאוג לדרוש את התשלום עוד לפני שמגיע מועד הפירעון המוסכם.

5. יש לוודא כי העסק אינו עובד עם לקוחות ברמות סיכון גבוהות מדי.

6. להעדיף אמצעי תשלום מסוימים על פני אחרים – בדרך כלל יהיה עדיף לקבל תשלום בכרטיס אשראי (למרות העמלה) וכך להבטיח את התשלום במועד ללא צורך לרדוף אחרי הלקוח. יתרון נוסף של כרטיסי האשראי הוא כי העסקה מאושרת מראש וכך אנו מפחיתים גם את סיכוני הגבייה. הוראת קבע היא דרך נוספת להבטיח קבלת תשלומים במועד. קבלת שיקים כדאי שתעשה מראש כבר במועד העסקה גם אם מדובר בשיקים דחויים וכך תתאפשר הפקדתם במועד ללא תלות במשלוח מאוחר על ידי הלקוח.

7. ניתן לשקול לבקש קבלת מקדמה חלקית כבר במועד הזמנת המוצר או השירות.

8. הלוואות גישור שונות. פקטורינג על חשבוניות – מדובר בעצם בהקדמת תשלום לעסק בתמורה לריבית ניכיון מסוימת. את השירות הזה ניתן לקבל על ידי חברות פקטורינג או על ידי הבנק. ניכיון שיקים בבנק – קבלת מזומן כנגד שיקים דחויים בתמורה לריבית ניכיון תשפר את תזרים המזומנים בדרך של הקדמת תקבולים. ניכיון כרטיסי אשראי בחברות סליקה – קבלת מזומן כנגד שוברי אשראי דחויים בתמורה לריבית ניכיון.

11. נטרול סיכוני גבייה על ידי שימוש בביטוח אשראי – בתמורה לפרמיה מסוימת ניתן לבטח את המכירות ללקוחות ובכך להבטיח את התשלום לעסק גם במקרה של חדלות פירעון של הלקוח.

24. להשיג עוד תרומות או הלוואות חברתיות לעמותה.

למצא קו מוצרים חדש שניתן למכור, רצוי בתשלום מראש.

25. פנייה לקרן לסיוע לעסקים קטנים לצורך הגשת בקשה לקבלת הלוואות לעסקים קטנים

26. ניסיון לקבלת אשראי חוץ בנקאי

בצד ההוצאות

12. הארכת תקופת האשראי לספקים – גם במקרה הזה יש להתחשב בתנאי התחרות ולנסות לבצע את השינוי בצורה מדורגת תוך דיאלוג והסכמה עם הספקים. להמלצה בסעיף זה השפעה מהותית על תזרים המזומנים.

13. תשלום חשבונות ביום האחרון האפשרי לתשלום.

15. דחיית רכישות והשקעות שאינן הכרחיות לעסק באופן מיידי.

16. פיטורי עובדים שאינם הכרחיים ואיחוד תפקידים.

17. קיצוצי שכר זמניים לעובדים במטרה לצלוח את המשבר ולשפר את תזרים המזומנים השוטף.

18. תשלום עמלות לסוכני מכירות על בסיס הגבייה בפועל מהלקוח ולא על בסיס עצם המכירה.

19. קיצוץ בעלויות אחרות בעסק שאינן הכרחיות והמכבידות על תזרים המזומנים – כך למשל הטלת מגבלות על שימוש ברכבי החברה, ביטול השתתפות בתערוכות ובכנסים, צמצום נסיעות לחו"ל, ביטול שעות נוספות של עובדים ועוד.

20. ניהול משא ומתן מחדש עם ספקים על מחירים של שירותים או מוצרים הנרכשים על ידי העסק.

21. פרישה של חובות מול בעלי חוב כגון רשויות המס.

22. מעבר לליסינג תפעולי של ציוד ושל רכבים במקום רכישתם על ידי העסק.

23. צמצום רמות המלאי בעמותה – האטת קצב הרכישות והגברת קצב המכירות של מלאי קיים (ובייחוד מלאי איטי) גם אם בהנחה מסוימת עשויות לשפר את מצב תזרים המזומנים.

לסיכום

אומרים שאין ידיד נאמן כמו כסף מזומן. אומרים וכנראה שגם צודקים. המזומנים, ולא הרווחים, הם שמניעים את הפעילות הכספית של העמותה. לכן חשוב להקפיד על ניהול ושליטה של תזרימי המזומנים בעמותה. במאמר זה הוצגה דרך למיפוי מצב תזרים המזומנים הקיים ולעריכת תחזית תזרים מזומנים עתידית. כחלק מהניהול יש לערוך בקרה שוטפת על תזרים המזומנים ולבחון בקפידה קיומן של סטיות או חריגות מהתחזית. ניהול תקציב ובקרה בעמותה יסייעו בשמירה על רמת הוצאות מבוקרת ובכך יסייעו גם לניהול תזרים המזומנים. במאמר הוצגו מספר פעולות שניתן לנקוט במטרה לשפר את תזרים המזומנים.