שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

לפני שמתחילים, יש לחזור ולקרא על חשיבות הנהלת החשבונות בעמותה.

קופה קטנה.
בקופה הקטנה, שהיא מעין "בנק" קטן וזמני המתנהל במשרד העמותה, נשמרים שיקים, מזומנים ומסמכים אחרים, לפני שהם מועברים לספקים או עובדים וכו'.
הסכום המקסימלי (מזומן) שיהייה בקופה הקטנה לא יעלה על 200 ש"ח. הוצאות מעל 200 ש"ח ו/או הוצאות הקשורות לרכישת ציוד קבוע יועברו לאישור הנהלת החשבונות.
לאחר ניצול כספי הקופה הקטנה, יועברו החשבוניות להנהלת החשבונות ובהתאם, יושלם הסכום בקופה הקטנה עד לסך של 200 ש"ח.

נוהל רישום בפנקס קופה
א. לפני שמתחילים לרשום בפנקס או בדף יש לוודא שהם "נפתחו", כלומר, על גבי הפנקס מופיע תאריך פתיחתו וע"ג הדף תאריך תחילתו.
אם הוא לא נפתח עדיין, יש לבצע פתיחת דף קופה קטנה באופן הבא:
1. לרשום בפינה השמאלית העליונה לשים חותמת
2. לרשום חודש ושנה בפינה הימנית עליונה
3. יש לרשום בשורה "העברה מדף קודם" יש לרשום את הסיכום של העמוד הקודם: במזומן, בהמחאות ובשטרות.
4. יש לרשום את מספר הדף ממנו העברנו לדף זה.

ב. רישום הפעולות:

יש לרשום כל פעולה באופן מיידי (לעזוב הכל ולרשום מיד!)
הרישום יתבצע בעט כחול בלבד.
לא לשכוח לשים נייר קופי בין הדף המקורי (לבן) להעתק שבפנקס (חום)
לא לשכח לרשום תאריך.

הרישום יתבצע באופן מידי הן בספר "קופה קטנה" והן בטופס "ספירת כספים בקופה קטנה"

הכנסות
=====
יש לרשום כל הכנסה (כסף/צ'ק/אשראי שמגיע אל שישה צבעים).
* כסף שנתקבל במזומן (שטרות ומטבעות) יש לרשום בעמודה "מזומן" בצד "קבלות".
* צ'קים יש לרשום בעמודה "המחאות" בצד "קבלות".
* אם התקבל כסף בכרטיס אשראי / לתרום.קום, יש לרשום אותו בעמודה של "שטרות" בצד "קבלות"

הרישום יתבצע ע"י רישום סוג הקבלה (מכירה / תרומה) בעמודת הפרטים + מספר הקבלה
וסכום הכסף שהתקבל ירשם לפי סוג (מזומן / שיק / אשראי)

לדוגמא:
משה השתתף בהרצאה של קורס הפעילים ושילם דמי השתתפות בסך 30.00 ש"ח בשיק.

הוצאות
=====
יש לרשום כל תשלום שמתבצע מהכספים של הקופה הקטנה.
יש לרשום ב"פרטים" את שם ומהות ההוצאה ובעמודה "חשבון" את מספר החשבון בהנה"ח או מספר הפרוייקט שאליו מתייחסת ההוצאה.
את סכום ההוצאה יש לרשום בעמודת "תשלומים" בסוגריים.

לדוגמא: כסף שיצא מהקופה הקטנה לצורך רכישת כיבוד בסך 25.60 ש"ח במזומן לפרוייקט צבעים בטבע

הפקדות
======
יש לרשום כל הפקדה של כסף מהקופה הקטנה.
הפרטים יש לרשום "הפקדה לבנק XXXXX " + מספר האסמכתא של ההפקדה
את סכום ההפקדה יש לרשום העמודת ה"קבלות" בסוגריים.

לדוגמא: הפקדנו 30 ש"ח בשיק לבנק הפועלים. השתמשנו במעטפת הפקדה מספר 123546

על כל עובד שבסגרת תפקידו נתנה לו הגישה לקופה ולרישום התקבולים והתשלומים יחתום על המסמך המצ"ב (במקור מאתר רמי אריה רו"ח http://www.ralc.co.il/site-article-op-print-id-328.html) (מגובה באתר שישץ בכתובת http://www.6tzvaim.com/node/662)