שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

להלן מובא פירוט המסמכים והנתונים המקדמיים הנדרשים לצורך הליך הבדיקה בעמותה.
במידה ומצוינים ברשימה להלן מסמכים/נתונים אשר אינם קיימים בעמותה ו/או אינם רלוונטיים לפעילותה, יש לציין זאת במכתב נלווה, תוך ציון הסעיף המתאים כפי שמופיע להלן.
1. מסמכים סטטוטוריים
1.1. תעודת רישום העמותה, לרבות מסמך המטרות הרשמי והשינויים שחלו בו.
1.2. תקנון העמותה המעודכן.
1.3. פנקס חברים ופנקס חברי ועד/דירקטוריון מעודכנים הכוללים: שם, שם משפחה, מס' זהות, כתובת, תאריך תחילת חברות ותאריך פקיעה.
1.4. דוח כספי אחרון ודוח כספי לפני האחרון חתומים כנדרש.
1.5. דוח מילולי אחרון ודוח מילולי לפני האחרון חתומים כנדרש.
1.6. רשימת חמשת מקבלי השכר הגבוה ביותר האחרונה והלפני אחרונה חתומות כנדרש.
1.7. רשימת תרומות מישות מדינית זרה, במידה ונדרש על פי חוק, האחרונה ורשימה כאמור לפני אחרונה חתומות כנדרש.
1.8. רשימת תורמים יחידים שתרמו למעלה מ-20,000 ש"ח (במצטבר), במידה והיו, האחרונה ורשימה כאמור לפני אחרונה חתומות כנדרש.
1.9. פרוטוקולים רלוונטיים של האסיפה הכללית לאישור הדוחות הכספיים והדוחות המילוליים כאמור לעיל חתומים כנדרש.
1.10. פרוטוקולים בדבר המלצת ועדת הביקורת או הגוף המבקר (בעמותה בלבד) לאישור הדוחות הכספיים והדוחות המילוליים כאמור לעיל חתומים כנדרש.
1.11. פרוטוקולי האסיפה הכללית בגין התקופה של השנתיים הקלנדריות שקדמו לשנת הביקורת וכן בגין התקופה שמתחילת השנה ועד למועד מכתב זה חתומים כנדרש.
1.12. פרוטוקולי הועד המנהל/הדירקטוריון בגין התקופה של השנתיים הקלנדריות שקדמו לשנת הביקורת וכן בגין התקופה שמתחילת השנה ועד למועד מכתב זה חתומים כנדרש.
1.13. פרוטוקולי ועדת הביקורת או הגוף המבקר (בעמותה בלבד) בגין התקופה של השנתיים הקלנדריות שקדמו לשנת הביקורת וכן בגין התקופה שמתחילת השנה ועד למועד מכתב זה חתומים כנדרש.
1.14. אישורי רישום במוסדות מס הכנסה ומע"מ (תעודת מלכ"ר).
1.15. רישיון להפעלת עסק, במידה ונדרש על-פי חוק.
1.16. אישורים ממס הכנסה בתוקף בדבר ניהול פנקסי חשבונות ורשומות לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים (אכיפת ניהול חשבונות ותשלום חובות מס) התשל"ו – 1976.
1.17. אישור ניכוי מס במקור.
1.18. אישור מוסד ציבורי לעניין תרומות לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה, במידה והמוסד מוכר ככזה.
1.19. הצהרה חתומה על ידי שני חברי ועד מנהל/דירקטוריון בדבר תביעות שהעמותה הינה צד להן או הייתה צד להן בשנתיים הקלנדריות האחרונות ובתקופה שמתחילת השנה ועד מועד עריכת הבדיקה, במידה והיו.
היה והוגשה תביעה, יש לפרט במכתב את תאריך התביעה, מהות התביעה, הצדדים לתביעה, סכום התביעה העדכני, צעדים אופרטיביים שננקטו (כגון: הוצל"פ, עיקולים, החתמת ערבים וכד') ובאיזה שלב נמצא ההליך.
1.20. הצהרות של חברי ועד בדבר קרבה משפחתית (כהגדרת המונח "קרוב" מטה), במידה וקיימת, בינם לבין עצמם, בינם לבין חברי ועדת הביקורת (או הגוף המבקר בעמותה) ובינם לבין עובדי העמותה.
"קרוב" – בהתאם לתוספת השלישית לחוק העמותות: בן זוג, אח או אחות, הורה, הורי הורה, צאצא או צאצא של בן הזוג או בן זוגו של כל אחד מאלה. הבהרה: "צאצא" - כל יילוד, לרבות בן/בת, נכד/נכדה, נין/נינה וכיוצ"ב.
2. מסמכים ונתונים הנוגעים לניהול השוטף
2.1. תיאור מילולי חתום ע"י שני חברי ועד/דירקטוריון לגבי פעילות העמותה/החברה בפועל שיכלול בין היתר:
2.1.1. פרטי העמותה/החברה והמערך הארגוני שלה, לרבות, כתובת משרדה הרשום ומספרי הטלפון לאנשי הקשר, וכן פריסה גיאוגרפית של סניפי ופעילויות העמותה/החברה.
2.1.2. תרשים עדכני לתיאור המבנה הארגוני של העמותה/החברה.
על התרשים להיות מפורט עד כמה שניתן ולכלול את כלל האורגנים הפועלים, הן מוסדות החובה והן מוסדות רשות (כגון: ועדת כספים, ועדת מכרזים וכו') והן התייחסות לסניפים/לשלוחות של העמותה/החברה.
2.1.3. פרטי בעלי התפקידים וחברי מוסדות העמותה/החברה (מנכ"ל, גזבר/מנהל כספים, מזכיר/מנהל אדמיניסטרטיבי, יו"ר, חברי ועד מנהל/דירקטוריון, חברי ועדת ביקורת, מבקר פנימי, רואה חשבון מבקר, מורשי חתימה וחברי ועדות אחרות במידה וקיימות) בשכר ושלא בשכר (יש לציין לגבי כל אחד: שם, שם משפחה, תיאור תפקיד, מס' ת.ז., כתובת ומס' טלפון).
2.1.4. בחברה לתועלת הציבור - רשימת בעלי המניות לרבות שיעור המניות המוחזקות.
2.1.5. תרשים עדכני לתיאור מבנה ההחזקות של הגוף העמותה/החברה.
על התרשים להיות מפורט עד כמה שניתן ולכלול את כל התאגידים המחזיקים בעמותה/בחברה וכן את כל התאגידים המוחזקים על ידי העמותה/החברה, לרבות את שיעורי ההחזקה. בהתייחס לתאגידים המוחזקים על ידי העמותה/החברה בשיעור השונה מ-100%, יש לפרט את זהות התאגידים האחרים המחזיקים ביחד עם העמותה/החברה בארגון המוחזק.
2.1.6. פרטים על גופים קשורים כספית ו/או תפעולית, ובכלל זה, פירוט מהות הקשר עם גופים אלו (בין אם מדובר באנשים פרטיים, עמותות, חברות, חברות בנות, הקדשים, עמותות ידידים, עמותות אחיות ועמותות אם/בת).
2.1.7. ציון חברות של המכהנים במוסדות החובה בעמותה/בחברה (ועד מנהל/דירקטוריון, ועדת ביקורת ומורשי חתימה) בעמותות אחרות ו/או בחברות לתועלת הציבור אחרות ו/או כנאמנים בהקדש ו/או בהנהלת מוסדות ציבוריים (לרבות ציון: שם העמותה/החברה/הקדש/מוסד ציבורי, מספרו וכתובתו).
2.1.8. אירועים חריגים שאירעו בשלוש השנים האחרונות, כגון: שינוי שם, שינוי מטרות, התפטרות או העברה מתפקיד של חברי ועד/דירקטוריון או ועדת ביקורת, פתיחת וסגירת סניפים, מעבר העמותה/החברה לאזור חדש, שינוי מערך ארגוני, עסקה חריגה או חתימת חוזה בהיקף כספי נכבד ו/או שלא במהלך הפעילות הרגילה ו/או שיש בהם להשפיע בצורה משמעותית על פעילות העמותה/החברה או על מחזור פעילותה הכספי בהווה ובעתיד, תביעה שהוגשה כנגד העמותה/החברה ו/או כנגד בעלי תפקידים בה מתוקף פעילותם, הגבלה שהוטלה על חשבון הבנק, שלילה או דרישה להחזר תמיכות או הקצבות שהתקבלו מגופים ציבוריים וכד'.
יש לצרף לאירועים המצוינים לעיל אסמכתאות בנדון, כדוגמת: תעודות ואישורים, פרוטוקולים, מכתבי התפטרות, חוזים והסכמים, כתבי תביעה ו/או דרישות כספיות וכד'.
2.1.9. תיאור יחסי קירבה משפחתית (סב, אב, בן, בן זוג, בן של בן זוג, נכד, גיס, דוד ובן דוד) בין המכהנים כחברי הועד המנהל/הדירקטוריון, ובינם לבין המכהנים כחברי ועדת ביקורת, וכן קירבה משפחתית בין כל אחד מאלה לבין מקבלי שכר ו/או מלגות בעמותה/בחברה ו/או ספקים/נותני שירותים בשכר לעמותה/לחברה.
2.1.10. פרטים בדבר ההנאות וההטבות מהן נהנית העמותה/החברה, לרבות, פטור והקלות ממסים (לפי סעיף 48 לנספח 1 של הדוח המשולב של ג"ד 69 ותקן 5), הטבות בשווי כסף מעירייה או מגוף אחר.
2.1.11. כפיפות העמותה/החברה לחוקים ספציפיים, כדוגמת חוק אימוץ ילדים, התשנ"ו -1996, חוק שירותי הדת היהודיים, התשל"א -1971, חוק הספורט, התשמ"ח- 1988, חוק הפיקוח על מעונות, תשכ"ה 1965, חוק המועצה להשכלה גבוהה, תשי"ח-1958, חוק מימון מפלגות, התשל"ג-1973.
2.2. נהלים כתובים ומאושרים הקיימים בעמותה/בחברה בנושאים מרכזיים, כגון קליטת עובדים חדשים, אישור ותשלום משכורות, פיקוח ומעקב אחר נוכחות עובדים, רכש והתקשרות עם ספקים, טיפול בהכנסות והפקת קבלות, הוצאות כספים מהעמותה וביצוע תשלומים, הפקדת כספים בבנק וכיוצ"ב.
2.3. מאזן בוחן לשנתיים שחלפו ולתקופה שמתחילת השנה ועד למועד המכתב (כולל 'יתרות אפס').
2.4. תקציב ודוחות תקציב מול ביצוע לשנתיים האחרונות ולתקופה שמתחילת השנה ועד למועד המכתב.
2.5. הצהרת שניים לפחות מחברי הועד המנהל/הדירקטוריון בדבר מספר חשבונות הבנק של הגוף המבוקר ואופיים (חשבונות עו"ש, חשבונות השקעה, חשבונות בגין תרומה מוגבלת לבקשת התורם וכו').
2.6. אישורי יתרות מהבנקים ליום 31 בדצמבר של השנה שחלפה בגין כל אחד מחשבונות הבנק של העמותה/החברה.
2.7. מסמכים רשמיים מאת הבנק בגין חשבונות הבנק של העמותה/החברה (כגון: דפי בנק, מסמכי בקשה לפתיחת חשבון וכו').
2.8. מסמך רשמי בדבר אישור מורשי החתימה בעמותה/בחברה (חתום על ידי רואה החשבון או היועץ המשפטי).
2.9. רשימת כל מקבלי השכר בעמותה/בחברה בשנתיים האחרונות, לרבות שם פרטי, שם משפחה, מספר תעודת זהות, מספר עובד, כתובת מגורים (רחוב, מספר בית ועיר בנפרד), אחוז המשרה, תפקיד, סטאטוס העסקה (עובד פעיל, עובדת בחופשת לידה, עובד בחל"ת וכו'), פרטי חשבון בנק (מספר בנק, מספר סניף ומספר חשבון בנפרד) ותאריך תחילת עבודה.
אם מס' העובדים מעל 50, ניתן להסתפק בפירוט בדבר עובדי הנהלה.
2.10. טופסי 126 מהשנתיים האחרונות שהוגשו לרשויות המס.
2.11. אישורים חתומים מגופים פיננסים ו/או אחרים בדבר הלוואות שקיבלה העמותה/החברה בשלוש השנים האחרונות (האישור יכלול: הסכם הלוואה, סכום ההלוואה, מועד מתן ההלוואה, תנאי ההלוואה, ביטחונות, ערבויות ושעבודים, וכן יתרת הקרן נכון למועד הפקדת האישור).
במידה ולא התקבלו ההלוואות כאמור, יש לצרף הצהרה חתומה על ידי שני חברי ועד/דירקטוריון מנהל בנדון.
2.12. אישורים חתומים או הצהרות חתומות מגורמים או עובדים אשר קיבלו הלוואות מהעמותה/מהחברה בשלוש השנים האחרונות (האישור יכלול: הסכם הלוואה , סכום ההלוואה, מועד מתן ההלוואה, תנאי ההלוואה, בטחונות, ערבויות ושעבודים וכן יתרת הקרן נכון למועד הפקת האישור).
במידה ולא נתנו הלוואות כאמור, יש לצרף הצהרה חתומה על ידי שני חברי ועד מנהל/דירקטוריון בנדון.
2.13. פירוט מהימן מצד שלישי בדבר הרכב תיק ההשקעות של העמותה/החברה, לרבות תיעוד מתאים של התנועות והמגמות בתיק ההשקעות במהלך השנה האחרונה.
2.14. קובץ של הכרטסת מהנהלת החשבונות.
2.15. הצהרה על אי העסקת קרובי משפחה בקרב עובדים.
2.16. הצהרה על אי מתן שירותים אחרים בשכר על ידי חבר.
2.17. הצהרה על צדדים קשורים של העמותה.
2.18. האם יש לעמותה אגודת ידידים? במידה וקיים שילחו פרטים על אגודה זו.
2.19. הצהרה של העמותה שהיא אינה מחזיקה בתאגידים אחרים, במידה וקיים נא צרפו את פרטי התאגידים.
2.20. הצהרה של העמותה על אי הענקת מענקים / מלגות , במידה וקיים נא צרפו היקפם.
2.21. דוגמא לחשבונית של ספק ושיק אשר שולם בגינו בשנת 2011.
2.22. הצהרה על אי ביצוע תשלומים לעובדים במזומן.
2.23. היקף ההוצאות של הקופה הקטנה.
2.24. היקף הוצאות בכרטיסי אשראי.
2.25. האם משולם גמול ישיבות? במידה וקיים תשלום מהם היקפם?