שתיל - שירותי תמיכה וייעוץ לקידום שינוי חברתי

שאלות ותשובות בנושא הדו"ח המילולי

ספטמבר 2008

על השאלות עונות רו"ח חני עמר ממחלקת ניהול סיכונים ב-BDO זיו האפט וליאורה אסא, יועצת לפיתוח משאבים וניהול פיננסי בשתיל.

לפרטים נוספים על הדו"ח ולהגשת שאלות לחצו כאן.

שימו לב: התשובות לשאלות הינן בגדר המלצה ואינן מחליפות חוות דעת משפטית בנדון.

סעיף 2 - תאריך מינו אחרון לחברי ועד. האם להתייחס למינויים של חברות ההנהלה באסיפה הכללית ב2006 ( לפני שנת הדוח 2007) או למינויים ב 2007? מפני שחלק מחברות ההנהלה – בין 2006 ו2007 - פרשו וחדשות הצטרפו ב2007 ?
תשובה: נדרש לציין את תאריך המינוי האחרון של חברי הועד, גם אם הוא לא היה בשנת 2007. במקרה הנדון, חלק מהחברות מונו בשנת 2006 וחלק מונו בשנת 2007 ולכן, בהתייחס לכל אחת יש לציין את תאריך המינוי הספציפי שלה.

הדוח הכספי המבוקר אושר באסיפה הכללית בחודש מאי ומתוכננת אסיפה כללית לכבוד הדוח הנרטיבי ב 25 לחודש , האם יש צורך לאשר את שניהם שוב או מספיק לאשר את הנרטיבי?
תשובה: אין לכך תשובה ברורה מכיוון שחוק העמותות קובע כי "הדוח המילולי של עמותה יוגש יחד עם הדוח הכספי שלה". לא ברור האם הכוונה היא להגשתו לאסיפה הכללית או רק להגשתו לרשם העמותות.
לכן, אני מציעה כפיתרון פשרה, לציין באסיפה הכללית (ובפרוטוקול כמובן) שמתכנסת לאישור הדוח המילולי את העובדה כי בחודש מאי אושר הדוח הכספי על ידי האסיפה וכי גם נכון למועד אישור הדוח המילולי, האישור של הדוח הכספי נותר בעינו.

סעיף 4 בנותני השירות, האם השכירות של מבנה לפעילות השוטפת (קבוצות העצמה) נכלל בקטגוריה זו?
תשובה: בכדי לענות על שאלה זו עליכם לשאול את עצמכם שתי שאלות:
1)    כיצד העמותה 'תופסת' את המשכיר, קרי את הבעלים שממנו העמותה שוכרת את המבנה – האם הוא בגדר ספק בלעדי, היינו היחידי שיכול לספק לכם את המבנה הנ"ל, או שבמידה ולדוגמא נפסקת עמו ההתקשרות, אין לעמותה שום בעיה לשכור מבנה אחר? במידה והעמותה נדרשת לשכור רק את המבנה הנוכחי, כי לדוגמא הוא ממוקם באזור גיאוגרפי המזוהה עם פעילות העמותה, הרי שהוא יכול להיחשב כנותן שירותים עיקרי ולכן, יש לדווח על כך במסגרת סעיף 4.
2)    השאלה השנייה שעליכם לשאול היא שאלה טכנית-כמותית – האם הסכומים ששולמו למשכיר הם מהותיים/עיקריים ביחס ליתר ההוצאות הישירות של העמותה? האם לדוגמא שולמו לו סכומים העולים על שיעור של 25% מסך העלויות הישירות של העמותה לשנת 2007? במידה והתשובה לכך חיובית, הרי שהשוכר יכול להיחשב כנותן שירותים עיקרי ולכן, יש לדווח על כך במסגרת סעיף 4.

למה הכוונה בסעיף 2 לגבי המתנדבים? האם גם לנושאים בתפקידים במוסדות העמותה, ואז לצורך העניין מנכ"ל שאינו מקבל שכר גם מוגדר כמתנדב (וגזבר וחברי ועד מנהל וכו')?
או שהכוונה למספר מתנדבים שהתנדבו במסגרת פרויקטים שהעמותה מפעילה, ואז הייתי שמחה אם היית יכולה לתת הגדרה מדויקת למה נחשב מתנדב- האם זה כל אדם שמעורב בפעילות העמותה שאינו מקבל שכר, האם יש הגבלות לכך (לנו לצורך העניין יש מתנדבים בשנת שירות שפועלים דרך העמותה- האם הם לא נחשבים מתנדבים כיוון שהם מקבלים אש"ל) וכו'?

תשובה: שם העמותות לא הגדיר באופן מפורש מה מוגדר כ"מתנדב". יחד עם זאת, יש מי שיסבור, שמכיוון שבסעיף 2 לדוח המילולי נדרש ראשית לציין את פרטי חבר הועד המנהל וחברי ועדת הביקורת, הרי שבמספר המתנדבים שיש לציין לארח מכן לא נדרש לכלול שוב את אותם בעלי תפקידים. קרי, אמנם חברי הועד וועדת הביקורת אינם עובדים בשכר של העמותה, אלא חברים בעמותה המקדישים את משאביהם (בהתנדבות כמובן וללא תמורה), אינם נחשבים כ"מתנדבים" במובן היבש של המילה.
הכוונה, ככל הנראה, היא למתנדבים הלקוחים חלק בפעילות/בפרויקטים של העמותה.
לדבי המנכ"ל שאינו מקבל שכר מהעמותה, אין זה הופך אותו באופן אוטומטי למתנדב בעמותה.
על פי מדיניות מס הכנסה, "מתנדב" מוגדר כמי שעושה פעילות התנדבותית לקידום המטרות הציבוריות של העמותה וכן לא הייתה לו הכנסה (במישרין או בעקיפין) מהעמותה. מתנדב אשר מקבל החזר/כיסוי של הוצאות בהוציא במסגרת פעעילות התנדבותית זו (כגון אש"ל), עדיין יכול היחשב כמתנדב, כל עוד ולא מקבל שכר מהעמותה.

סעיף 9 עסקאות עם צדדים קשורים- ב-2007 קיבלה העמותה תרומה מהמנכ"ל לטובת הפעלת חשבון העמותה, תשלום האגרה ועוד מספר פעולות בסיסיות לטובת תחילת הפעילות. האם זה נחשב עסקה עם צד קשור?
תשובה:שה לי לתת תשובה חד משמעית על שאלה זו. העובדות המתוארות בשאלה הן רגישות מאוד, היות ואת מדברת למעשה על מעין 'הון בעלים' שהשקיע המנכ"ל בעמותה. השאלה היא האם יש בכך כדי להיחשב כעסקה?
המחוקק לא הגדיר את המונח "עסקה" בחוק העמותות בכלל ובמסגרת הדוח המילולי בפרט. יחד עם זאת, מקובל לסבור כי עסקה משמעותה קיומה של פעולה (אקטיבית) בין שני צדדים (או יותר) במסגרתה מועבר נכס/זכות מהצד האחד לצד האחר ובכך, מושפע מצבם הכלכלי-פיננסי של הצדדים. כך לדוגמא, אם קנתה העמותה שירות כלשהו או נכס כלשהו מצד קשור, נדרש לדווח על כך בדוח המילולי.
במצב הדברים שאת מתארת נדרש לבחון כיצד טיפלה העמותה באותם כספים שהתקבלו מהמנכ"ל. במידה וכספים אלו נרשמו וטופלו כתרומה, אזי על פניו, אין המדובר בעסקה, מכיוון שלא התבצעה פה פעולת "תן וקח", קרי העמותה לא העבירה למנכ"ל נכסים בתמורה.
יחד עם זאת, לאור רגישות העובדות המתוארות ולשם הגילוי הנאות, אני ממליצה לציין פעילות זו עם המנכ"ל במסגרת סעיף 9 לדוח המילולי.

מהם אירועים חריגים?תשובה: בסעיף 11 יש לפרט על אירועים משמעותיים שהתרחשו בעמותה, כגון: התפטרות מוסד ממוסדות העמותה (התפטרות של כלל חברי האסיפה כללית/הועד מנהל/ועדת ביקורת ולא התפטרות של אחד מהחברים), התפטרות מנכ"ל, שינוי משמעותי בקהל היעד של העמותה, שינוי משמעותי באזור הפעילות של העמותה וכיוצ"ב. הכוונה היא לכל ארוע חיצוני או פנימי לעמותה שאינו במסגרת פעילותה השוטפת או במסגרת מטרותיה השוטפות ואשר חריג במהותו לסביבתה של העמותה.

האם חובת הגשת הדוח המילולי חלה על כל עמותה או שיש יוצאים מן הכלל ? במקרה שאני עוסק בו יש עמותה קטנה וחדשה עם מחזור פעילות של 25,000 ש"ח.
תשובה: חובת ההגשה של הדוח המילולי חלה על כל עמותה באשר היא. חוק העמותות אינו מבחין בין היקפי פעילות של עמותות ולכן, נדרשת כל עמותה להגיש את הדוח המילולי.

בסעיף 4 - תחת נותני שירותים – לאיזה סוג שירותים הכוונה? העמותה שלנו קטנה יחסית והפעילות שלה מתבצעת על ידי הצוות בעיקר – מה יכול להיחשב כנותן שירותים חוץ מהצוות והאם זה לא ייראה מוזר שההיקף הכספי של הוצאות מסוג זה הוא יחסית נמוך?

תשובה: הכוונה היא לנותני שירותים חיצוניים, קרי כאלו המגישים חשבונית לעמותה והיא משלמת בהתאם. בהנחה שאנשי הצוות שלך הם עובדים בשכר של העמותה (מקבלים תלוש משכורת), אינם נחשבים כנותני שירותים.
כמו כן, הכוונה היא לשירותים עיקריים שניתנו לעמותה, וכלשון החוק: "שירותים שניתנו על ידי נותני שירותים המהווים חלק מרכזי בפעילותה". מהו "חלק מרכזי"? יש מי שיסבור שבכך הכוונה לשירותים הכרחיים לעמותה, אשר אינה יכולה בלעדיהם. כמו כן, ניתן לסבור כי שירותים מרכזיים הינם גם שירותים המהווים מבחינת עלותם לעמותה חלק מרכזי (למעלה מרבע) מפעילות התאגיד, קרי מהיקף ההכנסות השנתי.

אם דרך העמותה הועברו כספים להתארגנויות קהילתיות שהן שותפות שלנו בפעילות השוטפת (במסגרת מענק חירום של הקרן החדשה לישראל) האם צריך להכניס את זה בסעיף 7 העברת כספים ונכסים ללא תמורה?

תשובה: משאלתך אני מבינה שהעברה זו נעשתה ללא תמורה, אולם במסגרת הפעילות השוטפת של העמותה ובמסגרת מטרותיה (העברה לשותף-מפעיל) ומכאן, סביר להניח, שאין צורך לדווח על כך במסגרת סעיף 7.
במסגרת סעיף 7 נדרש לדווח על כספים ונכסים אחרים שהעבירה העמותה שלא במסגרת מימוש מטרותיה וללא תמורה.

בסעיף 9 – עסקאות שביצעה העמותה עם צדדים קשורים בשנת 2007 – לאיזה סוג עסקאות מתכוונים? מה הם צדדים קשורים?
תשובה: לאלו "עסקאות" התכוון המחוק? המחוקק לא הגדיר את המונח "עסקה" בחוק העמותות בכלל ובמסגרת הדוח המילולי בפרט. יחד עם זאת, מקובל לסבור כי עסקה משמעותה קיומה של פעולה (אקטיבית) בין שני צדדים (או יותר) במסגרתה מועבר נכס/זכות מהצד האחד לצד האחר ובכך, מושפע מצבם הכלכלי-פיננסי של הצדדים. כך לדוגמא, אם קנתה העמותה שירות כלשהו או נכס כלשהו מצד קשור, נדרש לדווח על כך בדוח המילולי.
מהם צדדים קשורים של עמותה? כל אחד מהשישה כדלקמן:
א. חברי העמותה;
ב. עובדי העמותה;
ג. תורמים שתרמו בשנה כלשהי לעמותה מעל 25% מהמחזור של העמותה באותה שנה;
ד. בני זוגם/קרוביהם (ראה הגדרת "קרוב" מטה) של חברי/עובדי/תורמים משמעותיים של העמותה;
ה. תאגידים שחבר/עובד/תורם משמעותי של העמותה מחזיק בלפחות 25% מהון המניות או מכח ההצעה בהם;
ו. תאגידים שחבר/עובד/תורם משמעותי של העמותה מכהן בהם כנושא משרה (ראה הגדרת "נושא משרה" מטה) או בתפקיד מקביל לנושא משרה;

"קרוב" = בן זוג, אח, אחות, הורה, הורי צאצא, צאצא של בן הזוג, בן הזוג של כל אחד מאלה;
"נושא משרה" = חבר ועד מנהל, חבר ועדת ביקורת או הגוף המבקר, מנכ"ל וכל מי שכפוף במישרין למנכ"ל.

האם ניתן למלא את הטופס בכתב יד או שיש להדפיסו?
תשובה: ניתן למלא את הטופס בכתב יד כשם שניתן להקליד לתוכו את התשובות ולהדפיסו. לצד זאת, יש לקחת בחשבון שבכוונת רשם העמותות להעלות לאינטרנט את הדוחות המילוליים ולפרסמם לעיון הציבור. משכך, לשם יצירת בהירות בכתוב בעיני כל קורא, מומלץ להקליד את התשובות לתוך הפורמט (קובץ הוורד) של רשם העמותות.

האם אפשר לשלוח בדואר ב 29.9 בבוקר את המסמכים לרשם העמותות (כמובן שיכול להיות שיגיע אחרי התאריך, למרות ששלחנו בזמן. הדבר חשוב לנו במיוחד כי רק ב 28.9 תכננו אסיפת חברים + ועד מנהל כדי לאשר מאזן ודוח מילולי.
תשובה: נראה כי התשובה לכך שלילית. לפי נוסח הודעת ההארכה שפרסם רשם העמותות, את הדוח הכספי והדוח המילולי נדרש להגיש עד ליום 29/9/08. יש מי שיסבור שבמילה "להגיש" הכוונה היא להביאו בפני הרשם עד לאותו יום (ולא לשלחו לרשם באותו יום). אני ממליצה לשוחח בנדון עם מחלקת ניהול תקין ברשם העמותות מבעוד מועד ואולי להשיג אישור ספציפי לכך (מעין pre-ruling).

יש לנו דו"ח רו"ח וכחלק ממנו גם מאזן. האם מספיק לשלוח את הדו"ח הזה במקום הדו"ח הכספי, כחלק מדרישות רשם העמותות?
תשובה: דוח כספי מלא של עמותה, בהתאם לתקני ביקורת וחשבונאות מקובלים, כולל ארבעה דוחות שונים: 1) מאזן, 2) דוח על הפעילות, 3) דוח תזרים מזומנים, 4) דוח על השינויים בהון העצמי (וכמובן הביאורים להם). במילים "דוח כספי" הכוונה לדוח מלא, קרי דוח הכולל כל אחד מארבעת הדוחות כאמור.
קשה לי להבין מנוסח השאלה למה כוונתך במילים "דוח רו"ח וכחלק ממנו גם מאזן". האם הכוונה לדוח כספי מלא או לאו?
לרשם העמותות נדרש להגיש דוח כספי (ולא שום דבר במקומו או דבר אחר הדומה לו). ולכן, יש לוודא כי לרשם העמותות מוגש דוח כספי מלא, הכולל את חוות הדעת של רואה החשבון המבקר (במידה ומדובר בעמותה שאכן חייבת במינוי רו"ח).

האם מספיק מילוי הדו"ח המילולי בנושאי מקבלי שכר, קבלת תרומות מחו"ל וכו' או רצוי להוסיף גם הצהרה חתומה לגבי כל אחד מהנושאים הללו?
תשובה: את הדוח המילולי נדרש למלא על כל פרטיו, בהתאם לפורמט בנדון שפרסם רשם העמותות. למעט הדרישה לחתימת שני חברי ועד על הדוח המילולי, לא מחויבת העמותה בהגשת תצהירים/הצהרה חתומה כחלק מהדוח המילולי. כמובן שעמותה רשאית להוסיף לדוח כל מידע אחר הרלוונטי בעיניה, גם כמסמך נפרד (זאת מציין גם הרשם).
על חברי הועד מוטלת האחריות לוודא את נכונות הפרטים האמורים בדוח ולכן, לצורך מילוי אחריותם ובמסגרת מסמכי הכנה פנימיים לדוח המילולי, רשאים הם לבקש הצהרות חתומות מכל גורם שימצאו לנכון. ויודגש, אין הכרח לצרפם לדוח המילולי.

איך למלא את אותו חלק בדו"ח המילולי המדבר על הפעילויות ועלותן?
תשובה: בחלק זה נדרשת העמותה לפרט על כלל פעילויותיה העיקריות שבוצעו בשנת הדוח. אני ממליצה לעבור על כל אחת ממטרות העמותה, כפי שמפורטות בתקנון שלה, ולבחון בהתייחס לכל מטרה מהי הפעולה העיקרית שעשתה העמותה לשם קידום מטרה זו.
לדוגמא: אם אחת ממטרות העמותה הינה לפעול למען נשים בחברה הישראלית, אזי יתכן שפעולות עיקריות שנעשו בנדון היו קידום חוק מסוים בכנסת, קיום עצרת שנתית בנושא קידום זכויות האישה, קיום סדנאות לנשים מתבגרות וכו'.
באשר לעלות הפעילות שנדרש לציין בדוח, הכוונה היא לעלות שהייתה כרוכה בקיומה של אותה הפעילות, כפי שמופיעה בדוח הכספי. היינו, במידה והתקיימה פעילות מסוימת, אולם אין בדוח הכספי 'מספר' מפורש המתייחס לעלות הפעילות, אזי נדרש לציין את סך עלות הפעילות של העמותה לשנת הדוח.
לדוגמא: אם במסגרת הביאור בדבר עלות הפעילות בדוח הכספי כלולה שורה נפרדת המתארת את עלות קיומה של העצרת השנתית לקידום מעמד האישה, אז יש לציין סכום זה לצד ציון הפעילות כאמור.
כהערה כללית אציין שניתן להתייחס לסעיף הראשון בדוח המילולי כסעיף שיווקי אשר בו יש לעמותה הזדמנות לפרט על פועלה ועל מאמציה הרבים לקידום מטרותיה. הדבר חשוב לאור העובדה שבכוונת רשם העמותות לפרסם באינטרנט את הדוחות המילוליים, ולכן נוצרת לעמותה הזדמנות נוספת לחשיפה.

מה בדיוק מבקשים במונח תאריך מינוי אחרון (לרשימת חברי ועד הנהלה, וועדת ביקורת)? האם הכוונה מתי מונו לתפקיד או עד מתי מנויים לתפקיד או שמא מתי היתה הפעם האחרונה שאשררו את מינויים לתפקיד?

תשובה: העמותה נדרשת לציין מהו התאריך האחרון בו מונו חברי הועד / ועדת הביקורת, קרי מתי התקבלה בפעם האחרונה ההחלטה לאשר את מינויים.

בסעיף 5, נתבקשנו לדווח על שימוש בכספי תרומות.(כל מקורות ההכנסה של העמותה שלנו היא מתרומות). היות וההמלצה היא לערוך סעיף זה בצורת דו"ח הכנסות ושימושים, האם זה אומר שעלינו "לפזר" את כל ההוצאות שנזכרות במאזן הבוחן לשנת 2007 בין התרומות השונות? תשובה: אין הכוונה לתאר בפירוט יתר את השימוש שעשתה העמותה בכל 1 ש"ח שקיבלה התרומה, אלא כוונת המחוקק הינה לבחון האם השימושים שעשתה העמותה בכספי התרומות שהתקבלו בידה הם בהתאם למטרותיה ו/או בהתאם למטרות לשמן יועדו על ידי התורם.
לפיכך, מומלץ 'לקטלג' את השימושים שעשיתם בכספי התרומות ובהתאם לזאת לדווח, קרי לדווח בהתאם למכנה המשותף של השימושים בכספי התרומות. לדוגמא: אם קיבלתם 10 תרומות שונות מתורמים שונים בסך כולל של 100,000 ש"ח, אולם כולן לטובת חלוקת מלגות לתלמידים לצורך רכישת אופניים, אזי ניתן להציג בשורה אחת סך של 100,000 ש"ח שהתקבל כתרומה ואשר נעשה בו השימוש – חלוקת מלגות לתלמידים לצורך רכישת אופניים.

בסעיף 7 העברת כספים ללא תמורה, מה יכול להכנס מלבד מתנה לחגים?

תשובה: כל העברה של נכסים, לרבות כספים, לגוף אחר שלא במסגרת מימוש מטרות העמותה ושללא תמורה. לדוגמא: העברה של בניין משרדים לעמותה אחרת במסגרת היחסים הטובים ששוררים בין העמותות (ולא במסגרת מטרות העמותה), העברה של רכב משומש של העמותה למנכ"ל, העברה של נכס מקרקעין של העמותה לתורם נדיב...

בסעיף 10 יש לדווח על דרישות לתיקון ליקויים. במהלך שנת 2007 נדרשנו פעמיים להגיש רשימת תיקונים ארוכה על ידי רשם העמותות בעצמו. לאחר תיקון הליקויים נתקבל אישור לניהול תקין ל-2008.
היות ואין לי את כל התכתובת הנדרשת, האם אוכל לשלוח העתק מכתבי הדרישה שלהם, הרי הם בעצמם אמורים להיות מודעים לבקשות שביקשו מאיתנו? וכבר נתנו לנו את האיור לניהול תקין ל2008?

תשובה: מכיוון שרשם העמותות הינו הגורם החיצוני אשר ביצע את הבדיקה, אך יחד עם זאת, הינו הגורם הרגולטורי אשר העמותה נתונה לפיקוח ואשר אליו נדרשת להגיש את הדוחות הכספיים ואת הדוח המילולי, נראה כי לא קיים צורך לפרט באריכות על ממצאי ביקורת עומק או כל בדיקה אחרת שנערכה על ידי רשם העמותות או מי מטעמו.
אני ממליצה לציין בקצרה כי את המועד בו נערכה בעמותה ביקורת עומק מטעם רשם העמותות, את הממצאים המהותיים ביותר שעלו בבדיקה (בעיקר אלו הנוגעים לענייני מנהל תקין) וכן את העובדה כי לאחר תיקון הליקויים הומצא לעמותה אישור ניהול תקין לשנת 2008.

האספה הכללית שלנו התקיימה במרץ במסגרתו גם הוצג המאזן וכל הנושאים שנדרשים להצגה כבשנים קודמות. ההנחיות של הרשם לגבי הדו"ח המילולי שהוא בגדר המלצה נשלח לגופים ב 18.06.08. מבקשים המלצה לצאת מהפלונטר.

תשובה: נראה כי אין דרך לצאת מ"הפלונטר", היות ומדובר בדרישה חוקית לפי חוק העמותות. כל עמותה וכל חברה תועלת הציבור נדרשת החל מחודש יולי 2007 ובהתייחס לשנת 2007 להגיש לרשם העמותות דוח מילולי, לצד הדוח הכספי.
את הדוח המילולי ואת הדוח הכספי נדרש להגיש לחברי ועדת הביקורת בכדי שיבחנו האם להמליץ בפני האסיפה הכללית לאשר את הדוחות (כספי ומילולי) או לאו, ולאחר מכן, הדוחות צריכים לקבל את אישורה של האסיפה הכללית.
הפיתרון היעיל ביותר שאני יכולה לחשוב עליו הינו כינוס 'אסיפות טלפוניות' לאישור הדוח המילולי, וזאת במידה ותקנון העמותה מאפשר זאת. כמובן שנדרשים שני חברי ועד לחתום (פיזית) על הדוח המילולי.

לפניה לקבלת סיוע ויעוץ משתיל לחצו כאן