משלוח דואר אלקטרוני לרשימת תפוצה (מעל 10 איש)

הסבר
דואר אלקטרוני הוא צורה זולה ונוחה של תקשורת בין אנשים, והוא שימושי במיוחד במגזר השלישי, עקב:
* השיוויוניות הגבוהה בין הנמענים
* מהיר
* מאפשר תגובה מיידית ללא עלות
* האפשרות לעדכן אנשים בקלות גם ללא מאמץ מצידם

עם זאת, יש לו גם חסרונות:
* קל לזיוף ולכן חשוף לדואר-זבל )SPAM(
* עומס המידע מאלץ את הצופה לבחור בין הודעות חשובות להודעות לא חשובות. לרוב הסינון מבוצע לפי שם השולח. המשמעות: מי ששולח דברים לא מעניינים, סופו שלא יקראו אותו, אפילו אם בין כל 4 הודעות לא חשובות, יש אחת ממש חשובה.

כדי להתמודד עם האופי המיוחד של ערוץ התקשורת הזה, אנו נדרשים לפעול באופן מושכל.

הכנת דואל להפצה - שלבים
* הכנת ניסוח, מצרפים
* הכנת רשימת תפוצה
* הכנת עיצוב למכתב
* משלוח מכתב לדוגמא לאישור ראש צוות או מנכ"ל. משלוח מעל 30 נמענים מחייב אישור מנכ"ל.
* משלוח מכתב לתפוצה של מעל 50 איש מחייב הגהה משולשת (כותב המכתב, מגיה מקצועי ופעיל בכיר נוסף)
* ביצוע הזמנת המשלוח
* הפעלת תוכנת המשלוח המסיבית
* בקרה

עשה ואל תעשה במכתב לתפוצה
ראה גם - החוק לאיסור דואר זבל
א. כללי
* כבד את פרטיות הנמענים. לעולם אל תצרף את רשימת הכתובות אליה נשלח המכתב באופן גלוי. היוצא דופן היחידי הוא כאשר רשימת הנמענים או המוזמנים חייבת להיות גלויה כי רוצים ליצור לחץ חברתי או לחץ פוליטי. גם במקרה כזה, וודא שלוש פעמים שכל כתובת גלויה היא של אדם שלא יפריע לו שכתובתו תופץ ברשת.
* בכל מכתב כלול את שם הארגון השולח ואת כתובת הדואר הרגיל שלו.
* בכל מכתב כלול אפשרות הסרה מרשימת התפוצה.
* אין לשלוח יותר ממכתב בשבוע לאותה תפוצה, אלא במקרים של פיקוח נפש, וגם אז, כדאי לשקול היטב, משום שככל הנראה כל הנמנעים יוסיפו את כתובת השולח לרשימת שולחי דואר זבל שלהם.
* אין לשלוח בשם מישהו אחר.
* אל תשלח אף פעם חומר פוגעני, מעליב או פורנוגרפי, ובוודאי אל תעשה שימוש בחומר שאין רישיון שימוש בכתב לגביו. חומר המוגן בצנעת הפרט או בזכויות יוצרים עלול לגרור תביעה נגד השולח.

ב. תוכן
* הקפד להעביר מסר ברור וחד בכל מכתב שאתה שולח. אם ישנם מספר מסרים, הפרד אותם בצורה ברורה והקפד להחליט מה המסר העיקרי ומהם המסרים שיתלוו אליו.
* תמיד הצע לקוראי המכתב אפשרות לפעולה. למשל: "תוכלו לסייע על ידי העברת מכתב זה לעוד 5 חברים", "השבוע אפשרי יהיה לשלוח לנו תרומות", וכו'.

ג. חשוב חשוב
המועד האידיאלי למשלוח תפוצות הוא בשעה 14:15 בדיוק. כדי לא להגרר לכשלים בלוחות הזמנים, את הדיוור יש להכין לילה מראש, לתזמן אותו למשלוח אוטומטי בשעת היעד וללכת לישון.
הכנת דיוור בשעות הצהרים תוביל ל: אבדן שערות עקב לחץ דם מוגבר, שגיאות בניסוח הדיוור, והכי גרוע - בסוף המכתב יישלח רק ברבע לחמש, אחרי שכולם כבר יצאו מהמשרד ואין סיכוי שהם יקראו אותו.

הכנות גרפיות לקראת המשלוח

עיצוב והכנת תמונה למשלוח
א. פותחים את תקייה -> מנהלה -> מיוזלטר -> שם נמצא תקיות שממספרות ע"פ שנה וחודש. משכפלים את התקייה האחרונה.
ב. פותחים את קובץ עריכת התמונה ומשנים שם את התוכן לתוכן הרלוונטי של החודש הנוכחי.
ג. שומרים ומייצאים קובץ png ברוחב 800 פיקסלים. את הpng שולחים לברוך לביקורת.
* תמונות שבהן עשינו שימוש בעיצוב יהיו בתקייה של קובץ העיצוב.
* כל שאר התמונות הישנות ששוכפלו מחודש קודם שלא נעשה בהן שימוש יש למחוק.
ד. מוודאים שכל התוכן סגור ומבצעים הגהה נוספת.
ה. פותחים את קובץ הpng בgimp ושומרים מחדש את הקובץ בפורמט jepg בגודל של 100-150 פיקסלים.

מפת אתר ופרסום באתר
א. יש לפתוח את קובץ הjpeg דרך gimp ללכת ל-> Filters ואז -> Web ואז -> Image map
ב. לסמן את כל הקישורים במסגרת ולקשר אותם לכתובות המתאימות.
* לא לשכוח להשתממש בhttp:// בכל לינק.
* יש לכתוב תחת ALT תיאור קצר של תוכן התמונה.
ג. לשמור את הקובץ כHTML.
ד. לפתוח את אתר שישה צבעים, ליצור תוכן חדש -> כתבה
כותרת הכתבה: מברק משישה צבעים: חודש X שנה Y
סוגי נקודות: מברק משישה צבעים.
בתוכן: להעתיק את קוד המקור של HTML.
להעתיק את הסקריפט הבא בהתחלה:
script>
document.getElementById("sidebar-right").style.zIndex = "0";
/script

למרכז את הנוזלטר באמצעות תגית
center
להוסיף לכל חלק של המפה title אותו נעתיק מהALT.
ה. להצמיד את התמונה עלייה עישנו את המפת תמונה (קובץ הjpeg) לכתבה.
ו. לשנות את הSRC של התמנה המקורית.
ז. לפרסם את הכתבה, לא לשכוח לא לקדם לעמוד הראשי.
וזהו! לשלוח לברוך להמשך טיפולו. בהצלחה ברוך!

שליחת ההודעה בפועל

א. יש להכנס למק"ל ושם ל-civicrm -> civimail
ב. להקליק על הקישור new mailing
ג. לבחור שם עבור המכתב שיורכב מהצירוף [6tzvaim.com] עבור מכתבים שנשלחים בנושא שישץ, ו[makore.co.il] עבור הודעות בנושא מה קורה. לקדימית זו יש לצרף רווח, ואחריו לכתוב את כותרת המכתב כאשר במקום רווחים יש לכתוב מקף תחתי (_)
ד. יש לבחור את התפוצות הרלוונטיות. משלוח ליותר מ-3 קבוצות מחייב אישור מיוחד ממנכל העמותה.
ה. יש ללחוץ NEXT פעמיים
ו. לכתוב את ההודעה בעורך טקסט עשיר, עם גופנים וכו', ולעשות העתק גם לעורך הטקסט הפשוט, כדי שגם מי שאין לו טקסט עשיר בדואל, יוכל לקרא את ההודעה
ז. יש לבחור בשדה "כותרת/header" את "פתיח לניוזלטר"
ט. באפשרות "תחתית/footer" לבחור "תחתית שגרתית עם סגירת תגיות"
י. ללחוץ NEXT
יא. יש לרשום כתובת דואל של שולח ההודעה לקבלת מכתב בדיקה. ולהקיש NEXT.
יב. לבדוק תחת שועל האש וEXPLORER שהמכתב נפתח באופן הגיוני. אסור לשלוח מכתבי HTML שנראים מוזר ללא אישור מנכ"ל.
יג. אם הכל עבר בהצלחה - לסמן SEND NOW ו-NEXT.

זהו :-) נותר רק להכנס למסך REPORT ולהתמכר.

תגובות

פרסום תגובה חדשה

ערך מאפיין זה ישאר פרטי ולא יוצג באופן ציבורי.
  • Web page addresses and e-mail addresses turn into links automatically.
  • תגי HTML מותרים: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • מעבר שורות ופסקאות מתבצע אוטומטית.

מידע נוסף על אפשרויות מבנה קלט