שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

כללי
א. ימי ראשון בשישה צבעים מוקדשים להנהלת חשבונות. כל המטלות בהקשר של הנהלת חשבונות שאינן דחופות, ימתינו ליום ראשון.
ב. חומר הקשור להנהלת חשבונות יימצא או בקלסרי הנהלת חשבונות של השנה הרלוונטית או במגירת הנה"ח. לא יושאר חומר הקשור להנהלת חשבונות בשום מקום אחר (מחשש לאבדן).
ג. חומר הנהלת חשבונות מכיל מידע על משכורות של אנשים, החזרים ומידע רגיש אחר. לכן הינו בסיווג סודי.
ד. כל פרט שקשור להנהלת חשבונות לא יועבר בע"פ או בכתב לגורם חוץ ללא אישור.
ה. בנוסף לכך, מסמכי טיוטא הקשורים להנהלת חשבונות יש להעביר לגריסה.
ו. הכספים (מזומן) בקופה הקטנה לא יעלו סך של 200 ש"ח, לאחר ניצולם, ולאחר העברת הקבלות והחשבוניות להנהלת החשבונות, יושלם הסכום עד לסך של 200 ש"ח.

באיזה חשבוניות ניתן לטפל?
א. אך ורק חשבוניות שמוצמד להם טופס שיוך ממולא באופן תקין.
ב. לגבי חשבוניות כיבוד/נסיעות/טלפון -
ב.1. יש לבדוק שהן תואמות לנוהל כיבוד (ראה מסקנות מסיכום שנת 2007 / "נוהל כיבוד"). אם הן לא תואמות - אין לקבל להנהלת חשבונות ויש להחזיר למתנדב.
ב.2. יש לבדוק שטופס השיוך לחשבונית ממולא כראוי, וישנו פירוט נוכחות מתאים (מוצמד לחשבונית או בקובץ הנוכחות)
ג. חשבוניות של שנת המס הנוכחית. במהלך חודש ינואר של השנה העוקבת - ניתן עדיין לטפל בחשבוניות של השנה הקודמת.

חשבוניות שלא ניתן לטפל בהן, יש להכניס למעטפה סגורה, לרשום את שם המתנדב שהעביר את החשבונית ולהחזיר אליו את החשבונית תוך שבוע לכל היותר ממועד הגשתה.

תיוק חומרי הנהלת חשבונות
מדי יום ראשון יש לטפל בכל החשבוניות שבמגירה.
עבור כל חשבונית יש לבדוק האם ניתן לטפל בה, לפי הפירוט למעלה.
את החשבוניות רצוי למיין לפי פרויקט או לפי תאריך או ספק, מה שיותר נוח להקלדה.
להצמיד בסיכת שדכן את החשבוניות לדפי A4 ולתייקן בקלסר הנהלת חשבונות של השנה הרלוונטית.

הקלדת חשבוניות בתוכנת הנהלת החשבונות
חשבוניות יש להקליד תוך דיוק בשיוך לפרויקטים.
בכל מנה יש להזין עד 45 תנועות.
בסיום הקלדת המנה יש להדפיס את המנה ולתייק את התדפיס בקלסר, מייד לאחר הקבלות הרלוונטיות.
על כל מנה שטופלה, יש להוציא הודעה לגזבר שישצ כדי לעדכן אותו שעליו לערוך סקירה של המנה לפני סגירתה.

פתיחת חשבונות חדשים
עבור נושאים הקשורים לפעילות, יש לפתוח חשבונות בעלי 8 ספרות:
3 הספרות החשובות ביותר - קוד הפרויקט. למשל: 330 - היומן הקהילתי.
3 הספרות הבאות - קוד סוג הוצאה. למשל: 210 - כיבוד. 209 - אחזקה וחומרים.
2 הספרות הנותרות - סידורי.
שם החשבון תמיד יתחיל בסוג ההוצאה. למשל "כיבוד-אשדוד" ולא "אשדוד-כיבוד".